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各乡镇人民政府，市政府各工作部门、直属机构、派出机构：
为了进一步加强和规范市政府系统办文、办会工作程序，切实提高工作效率和工作质量，提高机关的行政效能，彻底解决目前公文办理工作和政府会议中存在的报文不按程序、多头分送、文件积压、行文不规范、运行程序混乱、材料粗糙等问题，现就进一步规范市政府系统办文、办会工作程序等有关事项通知如下：
一、办文工作规范
(一)进一步规范实行公文办理实名制
1、市政府各部门和各乡镇政府（街道办事处）报送需要由市政府审批的事项，必须以公文的形式行文。主送市政府的公文必须由部门或乡镇（街道办事处）的主要负责人签发，并按公文的格式规范要求标识签发人姓名，在附注位置标明联系人和联系电话，将公文纸质文件加盖公章，连同文件电子档送市政府办公室秘书科。
2、向市政府领导同志个人报送的各类材料，一般是领导人要求提供或需要领导了解有关情况的材料,不应夹带需要由市政府审批的事项，必须以部门或乡镇政府（街道办事处）负责人个人的名义签字署名，注明联系电话，不以公文的形式报送，不加盖公章；上报的各类材料，包括为市政府领导起草的讲话稿、代市政府起草的各类代拟稿等，都要注明起草人、审核人的姓名及联系电话。
3、市政府机关内部承办文件和在办理文件过程中的各个环节，都要实行实名制。即在办理各种文件、起草各类文稿时(包括讲话、拟办意见、情况说明、材料和素材、小稿件等)，必须签署撰稿人和复核人，有必要的要注明联系电话。对文件实行会办的，各环节也要按照实名制的要求执行。
(二)进一步规范公文报送和推行公文办会制度
1、市政府各部门和单位要进一步精简公文，以市政府或市政府办公室名义制发的文件，应当少而精，注重实效。凡属市政府各部门、各单位职责范围内的事务，应由部门或单位自行发文或联合发文，不得要求市政府批转或市政府办公室转发。
2、市政府各部门、各单位报送的公文，必须符合国家法律、法规、方针、政策和上级的规定，要本着高度负责的精神，严格审核，把好政策法规关、内容关、文字关，确保公文不出差错，上报的公文严谨，提出的建议或措施，要明确恰当、切实可行、有针对性；文字的表述要准确无误、简明扼要、条理清楚、语法规范；公文的格式要符合规定，杜绝随意性。
3、向市政府报送的公文不能多头报送。上报的请示应一文一事，要明确主送。请示和报告的内容不能混淆，报告中不得夹带请示事项；请示和报告的体例、格式、文字等要符合行文规则，理据清晰，内容全面，涉及到的相关资料要以附件形式一并上报。建议以市政府名义召开的会议，要将会议方案一并报上，需要市政府领导在会议上讲话的，要将代拟稿一并报上。
4、要严格执行公文办会制度，提高办文办会效率。公文内容涉及其他部门职责范围的，要事先与有关部门充分沟通，搞好协调。特别是涉及有关财政、机构编制和规划、管理权限等利益调整和其他机关职责范围的公文，主办部门必须与相应的部门和单位进行协商和研究，协办部门和单位也应积极参与，提出意见，在3个工作日内取得一致意见，并经各有关部门和单位主要负责人会签后，会同相关部门联合行文上报市政府，不可将未经协商和认真研究的问题上交市政府，也不得单方报告“已征得××部门同意”等。协商过程中遇有分歧的，按照各自表述的原则，由主办部门如实列出各方理据，提出建设性意见，并将协办部门出具并加盖的不同意见作为附件，一同上报市政府，因主办部门未主动协调，造成误事的，由主办部门负责；协办部门不积极配合，造成误事的，由协办部门负责。
5、一般情况下，不得直接向市政府领导同志个人报送公文。除市政府领导批示交办向其本人反馈的情况材料和需要直接报送市政府领导的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外，严禁向领导个人行文。确需直接报送市政府领导同志个人的公文，必须附上市政府领导批示交办向其本人反馈情况的复印件，并用便函的形式，落款应是部门或单位的主要负责人，并注明部门或单位的名称、主要负责人的职务、姓名、联系电话。
(三)进一步规范发文规格
1、以市政府或市政府办公室名义制发的公文，都应是涉及全市或全市某方面工作的重大问题，市政府办公室秘书科要认真研究，严格把握发文规格。
2、由市政府以“兴政发”的形式下发的公文，其内容主要是：发布市政府常务会议或市长办公会议审议通过并确定下发的决定等；市政府领导同志批示同意下发的涉及全市全局性的重要决策、重大政策措施、重大工作安排部署；批转市政府有关部门拟订的涉及全市各个方面的重点工作或一个时期(3年以上)的工作意见、安排方案和规范行政工作的办法等；全市性重大工作及情况的通告及有关事项的公告。
3、由市政府办公室以“兴政办发”的形式下发的公文，其内容主要是：根据市政府领导同志的要求，代市政府行文，就有关全市性工作下发通知、通报等；根据市政府领导的批示要求，转发有关部门、单位就全市某项工作或某一方面工作提出的阶段性安排、意见或方案；印发咸阳市政府有关部门的文件，提出贯彻意见；考虑行文策略或比照市政府的发文规格，需要由市政府办公室以“兴政办发”的形式下发的公文；市政府办公室依据职责下发的公文。
(四)进一步规范公文审核和审批程序
1、市政府办公室对各部门、各单位请市政府批转或市政府办公室转发的公文，应按照精简文件的原则，实行严格把关。凡属可由有关部门自行发文或由几个部门联合发文的，应提出不予批转或转发的意见，也可提出请市政府授权、由有关部门自行发文或联合发文的意见，有关部门发文时，文中可注明经市政府(或市政府领导同志)同意；对可发可不发的文件，要坚决不发。发文的规格应就低不就高。
2、经市政府领导同志批示同意发文的，由主办单位拟稿，并对起草的文稿、有关部门的代拟稿、批转或转发按语等进行认真修改，审核有关政策依据和内容，做到准确无误，经主管领导审改后署名，将内容基本定型、文面清晰整洁、附件齐备的文稿送市政府办公室秘书科登记后转有关科室审修。如公文涉及行政处罚或行政强制措施内容的，应先送市政府法制办进行法律审核并提出书面意见后，再送市政府办公室审修。
文稿审修的主要内容是：公文的体例、格式、文字等是否符合行文规则。在审修中还应注意发现文稿内容涉及政策等方面问题，要与报文部门协调一致后再予以修改。对不符合国家行政机关公文处理办法等有关规定或不具备审修条件的公文，报经市政府办公室主任同意后退回重办；造成误事的，由有关部门负责。
3、以市政府名义制发的公文，由市政府办公室按照相关程序严格审核后，经办公室主管主任审核后，报主任审阅，分管市政府领导签发；公文内容重大或涉及多位市政府领导同志分管工作的，依次报请几位市政府领导同志审阅同意后，报请市长签发。以市政府办公室名义制发的公文，由市政府办公室按公文格式行文，经主管主任审签后，报主任审阅，内容涉及到市政府领导分管工作的，报相关领导签发；属于一般事项的文件，由市政府办公室主任签发。
4、市政府办公室要认真执行有关保密的各项规定，切实加强对市政府领导同志批示件的管理，凡市政府领导的批示件，都要严格履行登记手续后，将复印件及时转有关部门办理，并注意保留原件，及时归档。各部门和单位在接到领导批示件后，应在3至5个工作日内，对批示精神落实情况及时反馈市政府办公室，因延时误事的，由有关部门负责。
5、市政府办公室对市政府领导同志签发后的文稿，在送印前要再进行一次核对，发现问题应及时请示有关领导确认；对格式、文字表述上有疑义的，要及时与主管主任联系。
(五)进一步规范执行收文的有关规定和制度
1、市政府各部门和各乡镇（街道办事处）报送市政府审批的公文，一般情况下，一律由市政府办公室秘书科统一收件、登记、分发。办公室其他科室不接收部门和单位报送的公文(市领导批示交办向领导个人反馈的情况材料除外)，特殊情况需接收的，也应先送交秘书科登记、编号后再予办理。各部门、各单位不得直接向市领导同志个人报送公文，坚决杜绝文件的“体外循环”。
2、市政府办公室秘书科收到报送单位的来文后，按照规定对公文的体例、格式及行文内容等进行审核。对符合要求的公文，及时登记、进行呈送；对不符合要求的公文，一律退回报文单位重办，并说明退文理由和重办要求。
3、为提高工作效率，市政府办公室秘书科呈送公文要及时，按照市政府领导同志分工及有关要求，送市政府办公室主任阅知后，直接将公文呈报分管市政府领导；对公文内容涉及两个以上市政府领导分工的，应依次呈送分管领导审批，凡涉及重大事项的，呈报市长审批。市政府分管领导应对公文提出明确的办理意见，其中需报请市长审批的公文也应提出明确的拟办意见。
(六)严格执行不合格公文退回重办制度
市政府办公室对各部门、各单位上报的公文，将按照有关规定严格把关。凡不使用规范的文头、不编文号、无签发人或签发人不是主要负责人、主送不准、相关问题未与有关部门协调一致、不加盖印章、不注明联系人和联系方式及存在严重疏漏的公文，坚决退回重办，市政府办公室将不定期对各部门和单位退文情况进行通报。
二、办会工作规范
(一)政府常务会议及市长办公会议工作程序
1、议题提出。市政府各部门需要提请市政府常务会议或市长办公会议讨论决定的事项，由各部门向市政府呈送书面请示，部门主要负责人提前一个星期向市政府分管副市长或主任汇报，市政府分管领导认为确有必要提交会议讨论决定的，在请示上签署意见，报市长批示后，统一交市政府办公室秘书科汇总。
2、议题筛选。市政府办公室秘书科将收集的议题及时报告市政府办公室主任，由办公室主任根据市政府中心工作和各项议题的轻重缓急进行初步筛选。议题筛选的原则是：属于全局性的重大、重要事项，由市政府常务会议和市长办公会议研究处理；属于一般性日常工作的，由市政府专题会议研究解决。
3、会前协调。提交会议讨论的议题，凡涉及多个部门工作的，会前必须由分管副市长或分管副主任召集相关单位进行协商，原则上应协商一致。对一时难以统一而又急需解决的问题，须将不同意见和解决的方案据实上报，经市政府办公室主任报请会议召集人同意后列入会议议题；凡有下列情形的，均不能提交会议研究：能由分管副市长研究解决的；属政府各职能部门职权范围内能解决的；应由有关部门协商解决的。部门之间争议比较大的，经过协调仍没有达成一致意见的。
4、会前准备。由市政府办公室主任初步拟定议题，报市长或常务副市长审定，确定会议时间。会议的组织工作由市政府办公室秘书科负责。秘书科将会议时间、地点、汇报单位、参加单位以及注意事项，以书面或电话形式及时通知市政府全体领导和相关单位。由部门按要求印好汇报材料，提前交到市政府办公室秘书科。
5、召开会议。凡确定提交市政府常务会议或市长办公会议讨论的议题，届时由单位主要负责人作简明扼要的汇报。凡部门临时要求会议讨论的议题，市政府办公室主任应报告会议主持人同意，否则予以取消。会议由市政府办公室秘书科作记录，会后及时印发会议纪要。会议纪要由市政府办公室主任审核，报市长签发。
6、会后督办。市政府常务会议或市长办公会议决定的事项，各级政府和各部门必须遵照执行。市政府办公室及市政府督办室负责检查督办，确保决定事项落到实处。
(二)其他市政府会议办会制度
1、严格会议审批制度
⑴凡需以市政府名义召开的会议，会议责任单位必须提前3天向市政府办公室送交书面请示，由市政府办公室统筹安排，报市政府分管领导或市长同意后方可召开。
⑵以市委和市政府名义召开的会议，会议责任单位必须提前一周向市政府办公室送交书面请示，经市政府分管领导同意后送市委办公室，报市委审批后方可召开。
⑶以市政府名义召开的临时性(紧急)会议，责任单位至少应征得相关领导口头同意后方可召开，会后及时补办会议审批手续。
⑷市政府全体会议经市政府主要领导同意后方可召开。
2、会务承办单位
(1)市政府全体会议、常务会议、市长办公会议、党组会议、专题会议会务工作，由市政府办公室秘书科牵头承办。
(2)副市长、副主任主持召开的各类会议，会务工作由对应科室承办。
(3)部门工作会议，会务工作由部门负责。市长、常务副市长参加时，由市政府办公室主任协调；副市长、副主任参加时，由对应科室联系协调。
3、规范会议事项
⑴以市政府名义召开的会议，会议责任单位在送交会议请示的同时须附有会议详细方案，内容包括会议议程、会标、与会人员、会议时间、会议地点、会议主持人和会议主持词等。
⑵需以市政府名义召开的会议，市政府办公室秘书科在接到会议请示后及时做好登记、拟办和呈送领导批示等工作。会议请示经市政府领导审批后，由市政府办公室秘书科通知会议责任单位按要求做好会议准备工作。
⑶会议通知一般用书面形式下发，紧急会议或临时性会议可用电话通知。会议通知由市政府办公室负责。
⑷会议所需费用(含会标、会场租金、会场布置、会议材料及用餐等所需费用)由会议责任单位负责，按政府采购有关规定办理审批手续。
⑸以市政府名义及市政府职能部门召开的会议，拟邀请市委领导出席的，市委领导的讲话稿由责任单位负责起草，并提前4天送交市委办公室审核，呈市委领导审定后由责任单位打印。
⑹市政府以及市直各部门组织召开的重大会议，邀请市委领导出席的，须将会议方案和会议议程提前一天以上送交市委办公室，由市委办公室协调市委领导出席。
二00八年三月二十日
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